第一章 文件的收发、保管制度
第一条 发文
1、凡是以局名义发出和与外单位联合发出的文件，由主办科室拟稿，科室负责人、局办公室核稿，分管领导审核，局长签发。办公室负责文字修辞、审定密级、份数和编号、打印、用印保管、立卷、归档。联合发文的会办手续由主办科室办理。
2、各科室负责发文、发函的校对、装订、装封等工作，局领导安排打印的材料，原则上由办公室负责。各科室所有发文、发函等（私人信件除外）一律交办公室投寄。
3、承办人拟稿要认真负责、用辞准确、简明扼要、文字端正、条理清楚。
第二条 收文
1、一般文电、信函、报刊、汇单等由办公室及时收文分类，凡是有时限要求的文件要及时交有关领导阅批；
2、中共中央、国务院、区党委、区政府及其各部门的文件由办公室指定专人负责签收、登记、传送、保管、立卷归档；
3、各单位送我局需要办理、批复的文电由办公室负责签收、登记、分发、传送。
4、局领导和各科室人员参加会议领回的文件要及时送到办公室处理。
第三条 归档
1、各科室应切实负起责任，重视归档工作，不得无故拖延归档时间，不允许将应归档的文件和资料长期积存。每年归档一次，于第一季度进行，由办公室统一安排；
2、凡是以局名义发出和与外单位联合发出的文件，随时由局办公室分类、立卷，时间在一个月内完成；
3、归档前，各科室应对各类文件和资料认真清理一次，分为两大类，一类为归档件，由各科室送档案归档；一类为销毁件（包括已确认的重份文件和材料，不需要保留的会议和内部资料，已办理且不必保存的文件等），由办公室收集、销毁。各科室在文件归档或销毁前，必须提供清单。
4、归档文件应资料齐备、附件完整，归档后的文件和资料，由档案管理员负责分类、编号、编目、装册等。档案管理员应定期到各科室催办归档，对不执行归档制度者，档案管理员有责任进行监督和批评。
第二章 文件传阅制度
第四条 文件传阅组织：为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率，必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。
第五条 文件传阅原则：严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后，视文件内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。
第六条 文件传阅方法：文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人登记，由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。领导人不能自行转阅。文件传阅负责人必须严格办理文件传阅和登记手续。
第七条 文件阅退：领导阅退的文件，文件传阅负责人要逐份进行检查，检查的具体内容：首先，检查阅文人签名，验证文件是否都看过了；其次，检查在传阅过程中有无领导批示，如有批示意见，按批示迅速处理；最后，检查文件在传阅过程中是否有缺损丢失，是否完整无误，如有误差，及时查询处理。
第八条 文件传阅、阅退登记：送阅文件以文件传递表（送阅时间、收文编号、份数、退文时间）一式二份作记录，一份由组织传阅负责人存，以利于掌握文件的行踪，一份附在文件首页，向阅文领导说明文件夹内的文件编号、份数，以方便阅退时清点。
第三章 文件的催办制度
第九条 局领导交办的事项，有关科室要迅速传达布置，落实到人负责办理，并将办理结果向局领导汇报。办公室转办的文件、提案、议案、群众来信等，有关科室应及时办理，在签收文件时，注明交接时间，由科室负责人布置、督促，办公室负责催办。
第十条 属于局领导会议决定办理的事项和局领导交给的催办任务，由办公室负责催办。
第四章 文件的安全保密制度
第十一条 各科室要指定专人负责文件的收领、登记、保管工作，要把文件管理作为科室的一项经常性的业务工作，文件管理人员应具有高度的责任感。如文件管理人员变动时，应作文件交接手续。
第十二条 凡接触文件人员，下班或外出时，必须将秘密文件（文稿）入柜上锁，禁止将秘密文件带回家或带到公共场所，凡丢失文件造成泄密者，要追究当事人的责任。
第十三条 凡外单位来我局借阅文件和搜集资料时必须持单位介绍信，经有关领导同意后方可提供。提供文件资料时，应严格注意密级的适应范围。
第五十四条 办公室应注意掌握文件、密电、密件的传阅范围，严格按所规定的级别进行传阅，并切实认真加以管理。
第十五条 为防止文件丢失，各科室每季度自行整理一次文件，发现问题，及时汇报处理。
第五章 文件的复印制度
第十六条 文件及资料的打印、复印，由办公室批准并安排打印复印。
第十七条 中共中央、国务院绝密文件或发文部门规定不准翻印的文件，不得复印，其它秘密文件因工作确实需要复印时，必须有关局领导批准，要严格控制数量，凡复印文件要和原文件一样进行严格管理，防止泄密。
第十八条 本制度由办公室负责解释。
第十九条 本制度自《北海市民政局行政管理规范化标准化建设文件汇编（试行）》印发之日起实施。
