北旅发[2007]28号
各旅行社:
为进一步规范旅行社业务档案的管理,建立旅行社外联人员信用管理制度,强化对旅行社门市部的监管,提高旅行社行业经营的诚信水平,提高旅行社行业的管理水平,市旅游局协同市旅游协会共同拟写了《北海市旅行社外联台帐和业务档案质量管理标准》、《北海市旅行社外联业务人员信用管理标准》、《北海市旅行社门市部服务质量标准》等三个行业管理的相关标准,为尽早在行业内推行,现在旅行社行业内征求意见,请各旅行社将相关修改意见以书面形式在2007年5月20日前报送到市旅游局质管科(电话:3032315,传真:3032316)。逾期则视为无意见处理。
特此通知。
北海市旅游局
北海市旅游协会
二〇〇七年四月三十日
北海市旅行社外联台帐和业务档案质量管理标准
为加强旅行社外联台帐和业务档案管理,根据国务院《旅行社管理条例》、国家旅游局《旅行社管理条例实施细则》、自治区《旅行社服务质量评价》(DB45/T379-2006)等法规和标准要求,为保证旅行社在业务开展中做到台帐科目清晰,业务档案齐全,内容保存规范,既满足企业内部管理需要,又达到行业管理规范、建设诚信旅游的要求,现就我市旅行社外联台帐和业务档案管理提出以下标准要求。
一、旅行社外联台帐和业务档案的样式
(一)概念
旅行社外联台帐是指旅行社业务操作中用于记录每个团队基本情况,供旅行社管理人员及旅游行业管理人员快速查阅团队情况的明晰记录表。
旅行社业务档案是指旅行社在招徕、接待旅游者,提供旅游服务等业务过程中记录团队具体操作情况,反映团队旅游价格,消费项目,服务质量等方面的有价值的合同、协议、传真文字、行程安排、质量反馈等等一系列的文字、图表、声像等历史记录。
(二)样式
1.旅行社外联台帐,可以是书面文档,也可以是电子文档。书面文档要求用8开纸记录,电子文档要求按4A纸样记录。
2.业务台帐。保存于旅行社业务台帐的各种原始书面材料,除旅游管理部门设计有统一样式的按统一样式保管外,其余旅行社自行设计并用于保存的材料文档,应统一按16开纸要求设计制作并保管。
二、旅行社外联台帐和业务档案的内容
(一)外联台帐
1.标题为“北海市XXX旅行社外联台帐”。
2.记录内容包括“序号、时间、团号、人数、人天团费、毛利、抵达时间、离开时间、游览线路、带团导游、外联经手人、组团部门等项目。
(二)业务档案
业务档案包括封面及具体内容两部分。
1.封面,由旅游质监部门统一设计样式。封面主要起到档案目录作用,封面目录包括团队的基本情况如日期、团号、人数、人天、团队到达时间、团队离开时间、用车类型、司机姓名、带团导游。另外,还标明业务档案具体内容的名称。如合同书、协议书、行程单、意见表等,并标明档案制作人和制作时间。
2.具体内容,包括以下几部分:
(1)旅游合同或协议:即旅行社与旅游者签订的由旅游管理部门统一印制并编号登记的旅游合同或旅行社与旅行社之间签订的接团协议书。
(2)出团通知书:旅行社通知导游的带团安排单,由旅行社自行设计,要明确团号,组团(地接)人数、目的地、地接社、导游(领队)、旅游车辆、时间、通讯联络方式等相关事项。
(3)行程安排表:市旅游管理部门统一制作样式,供导游正式带团使用。行程表统一由旅行社计调人员填写。应注明具体出发时间、线路、景点、游乐项目、购物点数及交通、食宿、餐饮等相关内容和标准,应有旅行社质监部或质监员签章和计调人员签字。
(4)游客意见反馈表:应注明团号、导游姓名、目的地、人数、评价内容,填写人(游客)需注明姓名、通讯联络方式、地址。组团人数10人以内的团队游客最少填写1份,10-20人填写2份,以此类推。
(5)旅游用车合同:包括机场接送游客用车,必须“一团一车一合同”,有营运资质旅行社的自备车辆要附出车任务单。
(6)附件:包括保险单,客人名单,订房订餐及其它与团队操作相关资料等。
三、外联台帐和业务档案的制作要求和标准
(一)制作要求
1.一团一记录
旅行社外联台帐和业务档案应做到一团一记录,团队量不大的旅行社可以由专人记录,团队量较大,部门较多,专人记录困难的旅行社可以通过网络管理的方式进行统一汇总,专人监督。未利用网络管理的旅行社可以在专人监督的情况下,由各部门自行编制外联台帐,但应及时统一归总。业务档案应按具体内容的要求由专人或业务经手人按一团一档案的要求及时填写档案封面内容,收集齐全相应材料后进行统一归总。
2.一团一对应
要求外联台帐团队记录和团队业务档案做到相互对应。外联台帐所记录的团队,业务档案中都做到资料齐全,不缺漏。
3.记录和归档及时
外联台帐要求在团队确认后第一时间记录在案。业务档案要求团队接待结束后一周内将相应材料归入档案。每月10日前要求将上月的团队接待情况全部归档。
4.专人负责或专人监督
各旅行社要指定专人负责业务档案资料的归档、检查及档案的制作和保管工作,并明确一名专职业务经理或专职业务人员负责业务档案的管理,设立门市部的旅行社要配备专(兼)职档案员,进行专业培训,并将明确的档案管理人员及负责人名单报旅游管理部门备案。
(二)制作保存形式
1.外联台帐
外联台帐统一装订成册,有专门封面,封面标有“XXX年度XXX旅行社外联台帐”,并注明法人代表,总经理,盖有旅行社印章,业务量较大的旅行社可以装订成几册。
2.业务档案
业务档案按月份装订,要求每月份装订成一册,业务量较大的旅行社可以分部门装订成册。
四、外联台帐和业务档案的保存时间
1.出境旅游外联台帐和业务档案保存期不少于3年。
2.国内旅游外联台帐和业务档案保存期不少于2年。
五、外联台帐和业务档案管理的培训、评估和结果使用
旅行社应建立健全旅行社外联台帐和业务档案培训管理制度。各旅行社要将外联台帐和业务管理作为企业管理的重要基础工作内容,依据相关法规和行业服务质量标准,结合本社经营规模、业务流程等实际,进一步分解各岗位档案管理相关工作职责,制定严格的业务档案管理制度,如档案资料回笼制度业务档案保管制度等,保证业务档案制作、保存的质量和时效要求。使业务人员熟悉外联台帐和业务档案的制作管理和使用要求,熟练掌握外联台帐和业务档案的制作和使用。
旅游管理部门和旅行社协会根据标准要求,建立对旅游业务档案管理的评估量化标准,每年度对旅行社业务标准档案情况进行一次量化评估。评估结果将作为旅行社服务质量评价,旅行社年度评优和年检的一个参考指标。
北海市旅行社外联业务人员信用管理标准
为加强旅行社外联销售人员队伍的管理,规范旅行社外联业务活动行为,建设诚信旅游,根据国家旅游局颁发的《旅行社管理条例实施细则》和自治区《旅行社服务质量评价》(DB45/T379-2006)的相关规定,结合北海旅游行业实际,特就旅行社外联业务人员信用管理制定如下标准:
一、信用管理的对象
凡旅行社对外联络业务,向游客推介线路,对游客进行组织招徕的人员(简称外联人员)均应纳入旅行社外联业务人员信用管理范围。
二、信用管理的内容
旅行社外联人员信用管理包括以下几项内容:
(一)旅行社外联人员个人基本信息。包括:姓名、性别、学历、籍贯、民族、联系电话、住址、身份证号、个人半身照片。
(二)旅行社外联人员旅游从业简历、奖励及处罚情况。包括所服务的旅行社、所在部门、职业、所获得企业和行业奖励和处罚情况。
(三)旅行社外联人员劳动合同履行情况。
三、信用管理的模式
旅行社外联业务人员信用管理实行旅行社内部建档制和行业备案制。
(一)旅行社内部建档制。旅行社凡聘用外联业务人员的均应遵守国家相关的劳动法律,要和所聘人员签订正式劳动合同。同时,为每位外联业务人员建立信用档案,信用记录内容应达到本标准信用管理内容的要求。
(二)行业备案制。在旅行社和外联业务人员签订劳动合同后,15天内由旅行社将其信用管理基本信息(按旅行社业务人员信用基本信息表的标准)及劳动合同送到市旅游管理部门备案。由市旅游管理部门统一纳入全市旅行社外联业务人员信用管理系统之中,确保全市旅行社外联人员信用管理系统信息的全面和健全。
四、信用管理和使用
为了保证旅行社业务开展的规范,发挥信用管理的主要功能。信用管理主要用于以下方面:
(一)统一信用证制度。
纳入行业信用管理的旅行社外联业务人员,由市旅游质监部门统一为每个外联人员制发一张《北海市旅行社外联人员信用证》(以下简称信用证),该证代表外联人员是经过全市旅游行业统一备案,纳入统一信用管理的我市旅行社的正式外联业务人员。
(二)招徕旅行社业务亮证制度。
旅行社外联人员信用证是旅行社外联人员在我市开展旅游组团业务的主要凭证。旅行社外联人员凡在我市组织招徕游客参加旅游活动的,应当在洽谈及签订业务合同时出示信用证,并表明所在旅行社的部门,按行业规范要求进行旅行社产品的推介和签订合同。
(三)变更备案制度。
旅行社外联人员离开旅行社的,由所在旅行社统一收回其信用证,并将其离开情况书面报到市旅游管理部门进行备案和变更。
五、信用管理的相关要求
纳入信用管理的旅行社外联人员在业务开展中应当遵守以下原则:
(一)旅行社外联人员在旅游业中应认真执行“先收费、后接待”的原则,做到规定拨付期限内一团一清。
(二)旅行社外联人员在旅游业中应严格执行国家及地方制定的旅游价格,不得以低于成本价竞销或其他不当手段招揽客源。
(三)旅行社外联人员必须遵守外事纪律,遵守职业道德,诚信经营,不得与无证照从事旅游经营的单位和个人发生业务关系。
(四)旅行社外联人员代表旅行社与客户签订的旅游合同须符合国家有关法律法规以及市旅游行业管理的有关规定。
(五)旅行社外联人员在外联活动中不得利用职务之便私拿回扣,不得向司陪人员收取人头费或摊派其他费用。
(六)旅行社外联人员不得利用开展旅游业务便利以个人或部门名义恶意拖欠餐馆、车队或饭店等相关旅游单位的费用。
六、监督及处理措施
(一)旅行社应当按本标准要求建立健全旅行社外联业务人员的信用档案管理,安排专人管理信用档案。加强对外联业务人员的政策法规和业务能力培训,提高外联业务人员的综合素质。
(二)市旅游管理部门和市旅游协会指导旅行社按本标准要求建立旅行社外联人员的信用档案,并定期公布违规外联人员的名单。
(三)市旅游质监部门加强对旅游市场的监督检查,旅行社外联人员未建立信用档案,未持信用证进行业务活动,或开展业务活动未符合相关法规要求和行业规范的,应当依法进行处理。
(四)旅行社外联人员信用建设是旅行社诚信经营的主要内容,是建设诚信旅游的重要措施,旅行社的实施情况将作为旅行社年检,旅行社服务质量评价和旅行社评优的主要参考依据。
北海市旅行社门市部服务质量标准
为规范旅行社门市部的管理和服务,做好旅行社门市部的标准化建设,为游客创造良好的旅游服务氛围与环境,为广大旅游企业创造公平竞争的经营环境,创造良好的旅游形象,根据《旅行社管理条例》以及《旅社服务质量评价》(DB45/379-2006)规定,并结合我市实际情况,特制定以下标准。
一、空间环境服务要求
旅行社门市部的空间环境要求既要符合一般性公共场所的环境要求,又要能体现针对进行旅游业务的旅游业特色。
(一)可进入性好,易于识别。要求设立市区繁华地段、主要街区或主要酒店的大堂等醒目之处,方便客人寻找和识别。
(二)形象突出。门市部门面设计要有鲜明的特色,要突出旅行社的企业形象。
(三)风格统一。有两家以上的门市部的连锁店,门面设计要统一风格,有统一的识别形象。
(四)名称规范。门市部名称应符合国家有关要求,即旅行社名称+设立点+营业部
二、设备设施配备要求
旅行社门市部的设备设施是指直接或间接用于在门市部内为进行旅游业务的游客提供服务的设施、设备,要能保证门市部进行的旅游业务的正常开展,同时能尽量满足游客所需。
(一)办公设备。包括可上网的计算机,传真机,电话,咨询台等。
(二)接待设施。包括至少一组可接待游客的沙发。有饮水设施,提供用水。
(三)咨询资料齐全。门市部所推介的旅游线路和景点应有印刷精美规范的资料。资料图片丰富,文字详尽,并标有价格,资料应存于架内,方便客人取阅。
三、安全和环境卫生标准化要求
旅行社门市部是对外营业性窗口,直接体现旅游业的形象,应建立一个安全的环境卫生标准。
(一)安全制度和卫生制度健全。要对业务人员进行安全教育。
(二)内外整洁,环境优美。制定有门市部的环境管理规范,设立环境卫生负责制,保持门市部内外环境的整齐清洁。地面、墙壁、门窗、设备设施要及时清扫、擦拭,保持干净、清洁;门市部内禁止吸烟,空气保持通畅、流通。门市部内部保证照明,光线充足;服务人员要保持良好的卫生习惯,定期体检,确保身体状况符合上岗要求。
四、人员素质要求
(一)形象优雅,服务热情有礼。业务人员要懂得人员接待礼节及礼仪等。服务人员的礼仪要求,包括态度和蔼、主动热情、用语规范,服务操作和坐、立、行举止大方、得体,动作规范,文明优雅。
(二)业务熟练,操作规范。业务人员要了解相关旅游法律、法规和有关规定,能熟练掌握其所从事岗位的专业基础知识,熟练地为客人介绍旅游线路和景点,掌握了解报价,规范签订合同。能够积极按照营业部的管理规范和服务标准进行工作等。
(三)职业道德良好。服务人员有良好的职业道德观念,能够自觉运用道德规范约束自己的行为,不欺诈,不误导游客,诚实守信,保护游客的合法权益,维护好旅行社和旅游行业形象。
(四)工作人员资料上墙,挂牌上岗。旅行社应统一制作营业部工作人员名单,并将其照片、职务、编号制作成统一标牌,悬挂于营业部墙壁之上的醒目之处。工作人员上班时应佩带旅行社制作的统一工作牌上岗。
五、业务规范
(一)制度健全。门市部制定健全的服务管理制度,包括安全和环境卫生管理制度、业务操作规范、投诉处理制度和服务质量的检查、监督制度等。出现游客投诉的,能立即处理。保证门市部外联台帐清晰,业务档案齐全,随时可供旅行社及旅游质监部门查阅核查。
(二)严格监管。旅行社应加强对所设营业部的管理,做到四个统一。一是统一人员管理。工作人员必须和旅行社签订劳动合同,并纳入旅行社外联人员信用档案和全市旅行社外联人员信用管理;二是统一财务管理,门市部团款收入要纳入旅行社统一财务管理;三是统一组团活动和导游安排。旅行社营业部只能以旅行社名义对外签订旅游合同,不能以部门名义签订合同,组织好游客的必须交由旅行社统一安排导游,统一出团。四是统一线路产品管理。营业部的宣传资料必须四旅行社统一根据审核稿统一印刷,宣传材料要分别标明旅行社地址电话和营业部地址电话,不得自行印刷旅游资料。
(三)不得超范围宣传和招徕和进行虚假宣传。营业部应严格按照所代理的旅行社的经营承范围进行宣传和招徕,不得在宣传资料和店面广告中出现超范围经营的内容。不得以不实荣誉夸大企业形象宣传,故意误导游客。
(四)严格亮证经营。营业部的成立要依法依规办理工商登记手续,手续不完备的不得开展业务。相关证照要悬挂于营业部的醒目之处,供游客识别和旅游管理部门核查。
(五)及时备案。营业部手续办理完毕一周内要将旅行社负责人和业务人员名单及营业部执照复印件报至市旅游质监部门备案。
六、监督及处理。
市旅游管理部门根据本标准要求建立对旅行社营业部进行管理的量化评估标准并对旅行社营业部进行管理,违反规定的按相关旅游法规进行处理。同时营业部管理情况应纳入旅行社年检,旅行社服务质量评价和年度评优的参考标准。